Struktur & Organisation

A wie …

Arbeitsweg: Wer wie ich seit Mitte März durchgehend im Homeoffice arbeitet und das wohl auch noch eine ganze Weile weiter tun wird, erspart sich so den täglichen Weg zur Arbeit und wieder nach Hause. Ist ja erst einmal ganz nett und man kann die gewonnen Zeit für andere Dinge nutzen. Ich empfehle unbedingt, diese Zeit nicht einfach für längeres Arbeiten zu investieren. Nutz die Zeit sinnvoll für dich – Ideen dazu findest du hier in dieser Toolbox. Ich stehe bspw. weiterhin zur gleichen Zeit auf und hänge die gewonnene halbe Stunde morgens einfach an meine Morgenroutine dran. In der Zeit mache ich entweder Yoga, lese oder visualisiere einen Text oder einen Podcast. Und manchmal kommt es tatsächlich vor, dass ich dadurch schon so viele Ideen im Kopf habe und dann doch mal früher anfange zu arbeiten. Abends sieht mein Tagesablauf anders aus. Ich bemerkte nach einigen Tagen im Homeoffice, dass mir der Heimweg nach der Arbeit fehlt, um runterzukommen und abzuschalten. Daher steht nun nach der Arbeit regelmäßig Bewegung auf dem Plan: Joggen im Wald, Rad fahren in die Innenstadt oder auch einfach nur ein Spaziergang. Hauptsache ich habe wieder genügend Zeit, um auf andere Gedanken zu kommen und meinen Arbeitstag gedanklich abzuschließen.

P wie …

Pause: Ja, Pause! Bitte mach unbedingt regelmäßig Pausen. Es passiert so leicht, dass man virtuell von Meeting zu Meeting springt, ohne sich zwischendurch auch nur mal eine Sekunde vom Fleck zu bewegen. Aber gerade jetzt, wo Raumwechsel wegfallen und man prinzipiell keinerlei Notwendigkeit hat, zur Abwechslung mal etwas anderes zu tun, ist ein bewusster Stop finde ich umso wichtiger. Diese Pause muss weder lange noch schwierig sein: Einfach mal kurz aufstehen, strecken, Schultern kreisen, in die Küche laufen oder die Treppe hoch und runter. Oder auch das bereits erwähnte Jonglieren … danach geht es wieder mit neuer Energie ins nächste Meeting. Wer aber von morgens bis abends nonstop vor seinem Laptop sieht und durchgehend nur auf den Screen starrt, ist abends zu Recht platt. Gönn dir über den gesamten Tag verteilt zur Abwechslung immer wieder eine kleine Bewegungspause zwischendurch.

S wie …

Schlafen: Eigentlich ein No brainer, aber vielleicht gerade jetzt für den einen oder anderen ein schwieriges Thema. Mir ist aufgefallen, dass ich selbst am Wochenende momentan länger schlafe als sonst, weil meine virtuelle Woche auf eine Art anstrengender ist als gewöhnlich. Ich achte weiterhin sehr darauf, dass ich regelmäßig gegen 23 Uhr im Bett bin, weil mir die Energie ausgeht, wenn ich weniger als 7 Stunden schlafe. Ich bin zum Glück mit einem sehr gesunden Schlaf gesegnet – es kommt ausgesprochen selten vor, dass mich ein Thema so beschäftigt, dass ich nicht schlafen kann. Kommt es doch mal vor, dass ich am frühen Morgen aufwache und nicht mehr einschlafen kann, höre ich Podcasts oder Meditationen. Das wirkt bei mir im Liegen immer wunderbar einschläfernd und ist außerdem auch der einzige Grund, warum ich überhaupt mein Smartphone in die Hand nehme. Ansonsten bleiben alles Apps für die ersten 1-2 Stunden nach dem Aufwachen zu. Das macht meinen Morgen deutlich entspannter, als schon direkt mit irgendwelchen stressigen Nachrichten aufzustehen. Wenn mir ein wichtiger Gedanke durch den Kopf geht, mache ich mir dazu manchmal auch Notizen. So kann ich den Gedanken für den Moment beiseite legen und leichter wieder einschlafen.

Struktur: Ich habe schon öfter von Kollegen gehört, dass ihnen aktuell im Homeoffice eine gewisse Tagesstruktur fehlt. Ich glaube, dass es gerade jetzt notwendig ist, dem Tag eine gewisse Struktur zu geben, um nicht von Terminen und Ungeplantem ständig überrollt zu werden. So hat mein Tag eine für mich gut funktionierende Struktur durch relativ fest eingeplante Pausen. Ich fange morgens gegen 9 Uhr an zu arbeiten. In der Regel startet mein Tag mit einer virtuellen Kaffeepause mit meinem Team, um mal zu hören, was so los ist. Das ist für alle, die es einrichten können, immer ein guter Start in den Tag, der eine gewisse Struktur gibt. Mittags gegen 12 Uhr mache ich 45 – 60 Minuten Mittagspause mit meinem Mann. Ich versuche, diese Pause so gut wie möglich einzuhalten und mich nicht durch jedes x-beliebige Meeting davon abhalten zu lassen. Wenn wirklich etwas Dringendes dazwischen kommt, sind natürlich Ausnahmen drin. Aber gerade ist es so leicht, für andere permanent verfügbar zu sein, dass meiner Meinung nach auch mal ein Nein angemessen ist. Nicht alles muss immer sofort erledigt werden. Meistens beende ich meinen Arbeitstag so gegen 18.30 Uhr und packe dann auch konsequent alle Arbeitssachen weg, um nicht weiter davon abgelenkt zu werden.

T wie …

Tools: Durch die ganze Digitalisierung bin ich schnell geneigt, auch in Meetings alles digital machen zu wollen. Das ist aber gar nicht immer sinnvoll und notwendig. Ich habe bspw. bei Vorträgen oder in Retrospektiven gemerkt, dass es zwischendurch auch mal sehr angenehm sein kann, digitale und analoge Tools miteinander zu kombinieren. Auch in digitalen Meetings kann ich analoge Tools nutzen und manchmal gibt das dem Ganzen durchaus eine gewisse Leichtigkeit. So kann man bspw. zu Beginn einer Retrospektive zur Stimmungsabfrage alle ein entsprechendes Emoji auf Papier malen und in die Kamera halten lassen. Ich kann weiterhin PostIts nutzen, um etwas zu visualisieren, und diese PostIts einfach neben mich an die Wand kleben. Mir fiel in letzter Zeit auf, dass ich meinen Fokus immer mehr auf die Technik richtete, statt auf den eigentlichen Inhalt. Ich war zu sehr mit der Überlegung beschäftigt, was ich digital abbilden kann. Mittlerweile versuche ich wieder den umgekehrten Weg: Zuerst überlege ich, was möchte ich erreichen. Danach überlege ich, wie ich das am besten darstellen kann. So kann ich meine Tools viel zielführender einsetzen. Und für meine Zuhörer ist dieser Mix an digitalen und analogen Tools auch noch viel angenehmer.

V wie …

Video: Die letzten Wochen habe ich praktisch niemanden aus meinem persönlichen Umfeld (außer meinen Mann) in Echt zu Gesicht bekommen. Umso wichtiger ist es mir, mich zum einen selbst per Video in Videocalls zu zeigen und zum anderen aber auch möglichst viele Menschen aus dem Kollegen- und Freundeskreis zumindest per Kamera sehen zu können. Ich weiß, dass das für viele Menschen schwierig ist und sie die Kamera bei Videocalls lieber aus lassen. Ich glaube, den Effekt von solchen gesichtslosen Gesprächen über einen so langen Zeitraum hinweg, sollte man nicht unterschätzen – nach meinem Empfinden gehen so auf die Dauer Emotionen und damit auch Empathie im Gespräch verloren, wenn man sich nie sieht. Sogar meine Schwiegereltern nutzen mittlerweile FaceTime mit uns, weil sie einen Sinn darin erkennen und es toll für sie ist, uns wenigstens so vor Augen zu haben. Von daher möchte ich dir sehr ans Herz legen: Mach bei Calls deine Kamera an und nutze die technischen Möglichkeiten. Mir persönlich ist es völlig egal, ob jemand beim Friseur war oder geschminkt ist. Aber permanent nur auf die Initialen meines Gesprächspartners oder im besten Fall auf ein Foto zu starren, geht auf die Dauer wirklich aufs Gemüt. Für mich hat die Nutzung der Kamera auch etwas mit Respekt gegenüber meinem Gesprächspartner und einem Gespräch auf Augenhöhe zu tun. Tools wie Zoom oder Teams bieten übrigens die Möglichkeit virtueller Hintergründe, wenn man seine Privatsphäre nicht für jeden preisgeben möchte.

Z wie …

Ziele: Ich finde ganz generell, dass Ziele ein sehr hilfreicher Wegweiser im Leben sind und hatte hierzu auch schon einmal einen Post verfasst. Zu Beginn meiner Homeofficezeit fiel mir auf, dass ich mich mit zahlreichen Terminen und ToDos, die so über den Tag verteilt auf mich zukamen, am Ende des Tages immer latent unzufrieden mit dem Ergebnis fühlte. Mir fehlte ein konkretes Ziel für den jeweiligen Tag. Stattdessen war ich immer nur so vor mich hin am Arbeiten. Mittlerweile überlege ich mir (fast) jeden Tag direkt als Erstes, was ich bis zum Ende des Tages erledigt und erreicht haben möchte. Das können kleine Dinge oder größere Themen sein – wichtig ist, dass sie an einem Tag zu bewältigen sind. Seitdem ich mir das jeden Tag ganz bewusst vornehme (und abends dann auch häufig als erledigt durchstreichen kann), bin ich mit meinem Tagwerk weitaus zufriedener als vorher. Es sind also nicht nur die kurz-, mittel- und langfristigen Ziele hilfreich, sondern auch jeder einzelne Tag verläuft aus meiner Sicht fokussierter, wenn du dir dafür ein konkretes Ziel setzt, das du den Tag über verfolgst (funktioniert übrigens sowohl im beruflichen als auch im privaten Kontext).

 

Zurück zur Toolbox

Weiter zu den anderen Rubriken: